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大數據時代企業如何創建財務共享服務

作者:未知

  【摘要】大數據推動了時代的變革,企業財務管理在面臨著巨大挑戰的同時,也獲得了更多的發展機遇。財務共享服務是借助現代信息技術實現對財務管理的創新,因此在大數據時代,如何借助新一輪信息技術實現對企業財務管理體系的優化升級,建立財務共享服務體系,成為了當前企業改革創新的難點。基于此,本文分析了企業財務共享服務建立的必要性,提出了具體的可行性創建措施,以期能夠推進企業財務管理模式的創新,助力企業更好地適應時代發展。
  【關鍵詞】大數據時代;財務共享服務;管理模式變革
  【中圖分類號】F275
  隨著大數據時代來臨,數據所蘊含的價值逐漸被挖掘,在企業發展決策中信息的重要性日益凸顯,新一輪的數據挖掘技術、信息處理技術以及傳輸技術在各行各業全面普及。但是,建立企業財務共享服務并非只是單一的新技術應用,而是將其滲透和應用到企業管理和運作的全過程中。企業管理涉及文化、商業、信息、員工、產品、服務等多個領域,其模式變革勢必會對企業整體組織結構帶來震動,對此企業應當思考如何推動變革,降低管理模式變革所帶來的成本和風險,如何利用新一輪信息技術實現財務管理體系的優化升級,成功創建財務共享服務,提高企業財務管理實效。
  一、構建企業財務共享服務的必要性
  (一)是企業適應時代,轉型發展的需要
  在大數據時代全面來臨的背景下,企業財務管理面臨著嚴峻的考驗,但同時也獲得了更多的機遇。隨著現代信息技術在企業生產經營各環節中的廣泛運用,通過云計算、大數據等核心技術能夠實現對企業各類數據的有效挖掘、分析,并采取科學、高速的手段對數據進行傳輸、保存,從而獲得更為精準、客觀的數據,為企業決策和發展提供有效的數據支持。在企業財務管理中,借助大數據、云計算與財務共享服務進行深度融合,可以將財務報銷、費用成本核算、支付等數據直接上傳至系統云端實現共享,從而構建起便捷、高效的財務共享服務體系。在這種管理模式下,相關部門人員就可以直接利用計算機從云端進行訪問,從而獲取所需數據。
  (二)是提高經營管理實效的需要
  在信息技術成為主要生產力的時代發展背景下,企業在生產和經營管理過程中產生了各種各樣的數據,并且數據形式、種類逐漸多樣化,給企業財務管理帶來了諸多困難。財務共享服務的建立能夠在很大程度上實現降本增效,有效控制企業經營管理成本,并借助財務流程的優化升級,能切實提高其服務水平,從而進一步增強企業的核心競爭力,助力企業提高經濟效益。在財務共享服務模式下,以往的財務制度、工作流程等將會更加規范統一,財務內控體系也會更加完善。同時,借助共享服務模式,能夠實現企業與這些財務行為的進一步對接和融合,切實提高財務管理水平。
  二、構建企業財務共享服務策略
  (一)夯實企業內部環境基礎
  1.加強共享服務體系構建的前期評估工作
  基于大數據的企業財務共享服務體系的構建,需要對企業現有的工作職責、業務流程、組織架構、人員配置以及經營業務等方面內容進行優化調整,那么就需要企業管理人員連同相關負責人對這一新型財務共享服務體系做好可行性分析,即開展前期評估,全面分析體系構建后對企業業務、經濟效益、經營管理等環節可能造成的風險,并與企業當前的實際經營情況進行對比,以此來明確財務共享服務體系的具體定位。
  2.做好共享服務體系構建的規劃設計工作
  企業財務共享服務體系涵蓋面廣,涉及環節、流程較多,在體系構建過程中還需要進行實體共享中心、維護單位、配套設施等方面的建設。因此,在構建企業共享服務時需要結合企業人才基礎、技術水平、經濟實際等因素進行全面綜合的考慮。此外,企業相關人員不僅需要對體系的管理結構、制度、規劃等方面進行科學合理的設計,還需要明確共享服務體系構建在一段時間內的投資價值以及預期的經濟效益,以此來確保財務共享服務體系業務能夠有序開展。
  3.為共享服務體系構建科學的平臺
  在大數據環境下,企業要想實現可持續發展,借助計算機網絡搭建更為科學合理的信息平臺是關鍵,同時也是企業發展的必然趨勢。因此,企業在構建財務共享服務體系時,首要任務就是搭建好支持平臺,安排專業技術人員對企業原本的ERP系統進行升級優化,構建能夠實現云計算、大數據處理的系統板塊,從而為創建出實用性強、效率高的財務共享服務體系平臺奠定良好的基礎。
  4.加強相關工作人員的管理
  企業財務共享服務的創建是依托相關人員來實現的,也就是說人為因素對于企業內部環境有較大的影響,必須要加強對其的管理。對此,企業必須要立足共享服務體系,制定出約束和規范工作人員的管理制度,并制定合理的獎懲制度,來激發員工的責任意識,調動其工作積極性,令員工對企業的生產管理產生足夠的認同感,進而提高工作效率,提升員工對企業的凝聚力和向心力,助力企業共享服務體系構建工作的有序開展。
  (二)加強企業財務共享服務體系的建設
  1.長遠戰略規劃與分期穩步推進并行
  從短期發展目標來看,企業創建財務共享服務體系的目的在于提高企業財務管理實效、降低企業生產管理成本、優化企業財務流程,從而獲取更為精準的數據信息。但是從企業長遠發展來看,財務共享服務中心的構建應當立足于企業管理決策層制定的發展戰略目標,也就是說企業財務共享服務中心主要是服務于企業的發展戰略,有效控制企業內部風險,推動企業財務職能逐步向價值創造轉型。除了制定長期的發展戰略外,企業還應當立足實際,采取分期推進的措施來實現財務共享服務中心的建立:第一階段的目標應當以加強企業管控,獲取精準的財務信息,實現企業降本增效為主;第二階段,要加強對企業各部門的管理,根據不同項目以及產品定位,實行精細化管理,實現企業各個項目和業務財務一體化;第三階段,為企業發展提供決策支持,促進企業財務職能的優化和轉型,發揮出財務管理的價值創造,切實提高服務質量。   2.完善企業財務共享服務平臺基礎建設
  第一,加強信息技術運用。構建企業財務共享服務平臺工程相對復雜,所涉及的數據信息較多,需要借助多種信息技術的配合來實現。因此要想確保共享服務平臺高效、順利運行,選擇具有先進技術和成熟科技的信息技術服務商是關鍵。第二,充分考慮財務業務的特殊性與同質性。在財務共享服務設計時,需要明確哪些業務可以納入共享服務平臺,而哪些業務又需要進行標準化操作,從而確保財務流程和操作規范化、標準化。第三,做好數據接口工作。基于企業管理層面,結合企業先行的發展戰略以及長期發展規劃,明確出哪些部門軟件系統可與共享服務平臺實現數據對接,比如人事、生產、行政、銷售等。第四,在組織設置方面,必須要根據新的業務流程,對各崗位職責以及人員分配進行優化設計,設立專門的財務信息化管理崗位,由專人對財務系統進行維護和管理。第五,加強網絡安全。財務共享服務平臺集合了企業多部門的重要數據,必須要具備較高的保密性、安全性,網絡必須要使用防火墻、系統加密等手段來確保網絡安全,同時系統還應當設置訪問權限,根據不同部門的性質,確定部門的數據訪問權限。
  3.建立風險評估制度
  企業在發展過程中,有效控制風險,實現高效掌控,不僅需要在前期做好風險評估工作,還需要立足財務共享服務中心的工作實際,建立完善的風險評估機制,從而實現在中心系統工作開展的過程中,全面客觀的評估企業效益和風險,以此來提高企業決策的科學性與合理性。此外,在財務共享服務建設完成后,要加大推廣力度,采取績效考核的方式提高員工的工作積極性,確保企業投資效益的最大化。同時,還應當建立具有針對性和完善的管理制度、工作流程,以此來降低企業財務共享服務工作的風險。
  (三)合理設計組織架構,明確戰略目標
  1.轉變共享服務意識
  財務共享服務是對財務管理的一次重大變革,因此企業管理層應積極轉變觀念意識,提高對財務共享服務建立的重視程度,意識到在大數據時代下,借助財務共享服務平臺能夠有效實現降本增效,提高對財務風險的管控。如果運用得當,還能夠為企業創造更大的經濟效益,實現財務共享服務內外兼修。可以將產品流、信息流以及業務流等全面納入到財務共享服務中心中,實現對企業生產經營管理以及相關工作流程的全覆蓋,從而為管理者的決策提供更精確、真實、科學的數據支持。
  2.調整企業組織結構
  對企業組織結構進行優化調整是實現和構建財務共享服務的前提,因此必須要有效落實。雖然企業組織結構的優化調整是一個相對復雜和漫長的過程,不可急于求成,但是財務共享服務的運行必須要依托相應的組織架構,因此加快優化調整是關鍵。同時,財務共享服務中心的建立,需要編寫相應的崗位職責說明書,明確崗位職責。企業組織架構的優化調整后應當堅持協調性原則,確保各部門運作的協調性與流暢性有所提升。
  三、大數據背景下財務共享服務創建面臨的問題
  (一)管理層對財務共享服務認識不到位
  在大數據背景下,企業管理層對財務共享服務理念以及相應的服務支持工具認識還有待提升,對創建財務共享服務重視程度不足,使得財務共享服務中心相關工作人員的職業發展規劃不清晰。很多的管理者認為財務共享服務只不過就是對企業內部與財務相關的數據進行收集、分析和處理,但是,財務共享服務并非是單一的對各類財務報表的物理性進行直接轉嫁,而是利用新一代信息技術深度挖掘企業生產經營過程中所產生的各種數據,并進行全面、及時的數據處理和分析,通過數據結果對企業財務核算、成本等進行科學合理的預測,實現財務數據與業務數據的有效對接。同時,企業管理層認為財務共享服務建設不需要大張旗鼓的開展,也不認為需要對企業組織架構、內部工作流程、企業管理模式等進行變革,從而制約了財務共享服務模式價值的最大化發揮。
  (二)財務數據信息安全極易受到威脅
  企業在借助大數據技術實現數據傳輸、分析以及共享等服務的同時,也在很大程度上帶來了網絡信息安全。這主要是由于財務共享服務在運作過程中具有開放性、關聯性以及敏感性,稍有不慎,將會造成嚴重的經濟損失。此外,財務共享服務是基于大數據技術運作的,相當于將企業的所有業務數據和財務數據集中在一個介質中,一旦發生網絡安全行為,比如黑客入侵、病毒入侵、商業機密泄露等都會給企業造成沉重的打擊。因此,在創建財務共享服務時還應當加強數據信息安全防護工作。
  四、結語
  隨著大數據時代的來臨,企業對于財務共享服務中心建設日益關注,并積極采取一系列的措施支持共享服務的建立。只有這樣才能切實轉變企業財務職能,推動企業管理水平的進一步提升,提高企業經濟效益,助力企業可持續發展。
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